보관 규칙 설정

보관 규칙을 사용하면 조직에서 디지털 증거 검색(eDiscovery) 목적으로 이메일 및 채팅 메시지를 보관하는 기간을 제어할 수 있습니다.


보관 규칙을 설정하기 전에 보관 작동 방식에 대해 읽어보는 것이 좋습니다.


경고: 보관 규칙을 잘못 설정하면 사용자 편지함에서 메일이 바로 삭제되고 다시 되돌리지 못할 수 있습니다. 보관 규칙을 만들거나 변경할 때 주의하시기 바랍니다. 새 규칙을 전체 조직에 적용하기 전에 작은 규모의 그룹 사용자를 대상으로 테스트를 해보는 것이 좋습니다.


참고: 현재 Google 드라이브에 있는 파일에 대해서는 보관 규칙을 설정할 수 없습니다. 사용자가 휴지통에서 삭제한 드라이브 데이터는 보관되지 않습니다.


맞춤 보관 규칙 생성

조직 단위, 기간 또는 특정 검색어에 따라 맞춤 규칙을 만들 수 있습니다. 맞춤 규칙은 기본 규칙보다 항상 먼저 적용되며, 여러 보관 규칙이 메일에 적용되는 경우 보관 기간이 가장 긴 규칙에 따라 메일이 보관됩니다.


특정 메일을 보관하기 위해 맞춤 보관 규칙을 생성하려면 다음 단계를 따르세요.


  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 규칙 추가를 클릭합니다.
  4. 어떤 조직 단위에 이 규칙을 적용해야 합니까? 드롭다운 목록에서 선택하거나, 빈 칸으로 남겨 전체 조직 단위에 적용시킵니다.
  5. 보관 규칙이 적용될 메일은 어떤 조건을 충족해야 합니까?
    1. 이 규칙에 해당하는 메일에 보낸 날짜를 입력합니다 시작일만 지정할 경우 규칙이 해당 날짜 이후에 수신되는 모든 메일에 적용됩니다. 종료일만 지정할 경우 규칙이 해당 날짜 이전에 수신되는 모든 메일에 적용됩니다.
    2. 규칙에 해당하는 메일이 포함할 수 있는 검색어를 입력합니다. 이 입력란에 검색 연산자를 사용할 수도 있습니다.
    3. 보관 규칙은 기본적으로 임시보관 메일에 적용됩니다. 임시보관 메일이 규칙에서 제외되도록 하려면 체크박스를 선택합니다.
  6. 메일이 수신된 후 얼마 동안 이 보관 규칙이 적용되나요?
    1. 무제한을 선택하면 보관 규칙의 매개변수와 일치하는 메일이 영구 보관됩니다.
    2. 보관 규칙 적용 기간이 만료된 후 메일이 삭제되게 하려면 일수를 입력합니다. 메일 보관에 사용할 수 있는 최대 일수는 36,500일입니다.
  7. 보관 규칙 적용 기간이 만료된 메일은 어떻게 되나요?
    1. 첫 번째 옵션을 선택하여 사용자가 삭제한 메일만 삭제합니다.
    2. 두 번째 옵션을 선택하여 메일을 영구 삭제합니다(현재 사용자의 편지함에 있는 메일을 포함). 이 옵션을 선택할 경우 Vault가 사용자 편지함의 메일 삭제 여부를 확인하도록 요청합니다.
  8. 설정한 보관 규칙 매개변수와 일치하는 메일 목록을 표시하려면 미리보기를 클릭합니다. 규칙을 올바르게 설정했는지 확인하려면 목록을 살펴봅니다. 사용자에게 필요한 메일을 영구적으로 삭제하는 것은 아닌지 확인하세요.
    1. 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault는 보관 기간을 초과하는 메일을 삭제하기 시작합니다. 이로 인해 사용자가 보관하기를 원하는 메일이 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었다고 확인될 때까지 다음 단계로 진행하지 마시기 바랍니다. 만료된 메일이 모두 삭제되는 데는 최대 48시간이 소요될 수 있습니다.
  9. 새 보관 규칙을 구현하려면 저장을 클릭합니다.


중요사항


  • 검색어 입력란의 이메일 별칭—이메일 별칭은 기본 이메일 주소를 가리키는 대체 이메일 주소를 말합니다. 맞춤 보관 규칙은 이메일 별칭을 자동으로 포함하지 않습니다. 이메일 별칭을 포함하려면 검색어 입력란에 이메일 별칭을 추가해야 합니다.
  • 이름이 변경된 사용자—맞춤 보관 규칙은 사용자 이름이 변경될 때 자동으로 수정되지 않습니다. 보관 규칙은 규칙의 검색어 입력란에 명시된 주소에만 계속 적용됩니다. 예를 들어 'before@example.com'으로 수신되는 메일에 규칙이 적용되는데 해당 사용자가 'after@example.com'으로 이름을 변경한 경우 보관 규칙은 'before@example.com'으로 수신된 메일에만 적용됩니다.
  • 맞춤 보관 규칙 수정—맞춤 규칙을 수정할 수 있지만 수정으로 인해 기존 메일에 미칠 수 있는 영향에 대해 숙지하고 있어야 합니다. 메일은 보관 규칙의 가장 최근 수정사항에 따라 보관됩니다.



기본 보관 규칙 설정

기본 보관 규칙은 맞춤 규칙이나 보존 조치가 적용되지 않는 모든 메일에 적용됩니다.


조직에 대한 기본 보관 규칙을 설정하려면 다음 단계를 따르세요.


  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 기본 보관 기간 수정을 클릭합니다.
  4. 기본 보관 기간을 설정하시겠습니까?
    1. 아니요, 기본 보관 기간을 설정하지 않겠습니다. 맞춤 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않으면 메일이 Vault에 보관되지 않습니다. 조직의 기본 보관 규칙은 Vault 관리자가 변경하지 않는 한 이 옵션으로 자동 설정됩니다.
    2. 예, 메일에 적용할 기본 보관 규칙을 설정하겠습니다. 맞춤 규칙 또는 보존 조치에 적용되지 않는 메일에 대해 보관 규칙을 설정하려면 이 옵션을 선택합니다.
  5. 메일이 수신된 후 얼마 동안 이 보관 규칙이 적용되나요?
    1. 무제한을 선택하면 이 보관 규칙의 매개변수와 일치하는 메일은 영구 보관됩니다. 7단계로 건너뜁니다.
    2. 보관 규칙 적용 기간이 만료된 후 메일이 삭제되게 하려면 일수를 입력합니다. 메일 보관에 사용할 수 있는 최대 일수는 36,500일입니다.
  6. 보관 규칙 적용 기간이 만료된 메일은 어떻게 되나요?
    1. 첫 번째 옵션을 선택하여 사용자가 삭제한 메일만 삭제합니다.
    2. 두 번째 옵션을 선택하여 메일을 영구 삭제합니다(현재 사용자의 편지함에 있는 메일을 포함). 이 옵션을 선택할 경우 Vault가 사용자 편지함의 메일 삭제 여부를 확인하도록 요청합니다.
    3. 경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault는 보관 기간을 초과하는 메일을 삭제하기 시작합니다.이로 인해 사용자가 보관하기 원하는 메일이 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었다고 확인될 때까지 다음 단계로 진행하지 마시기 바랍니다. 만료된 메일이 모두 삭제되는 데는 최대 48시간이 소요될 수 있습니다.
  7. 새 보관 규칙을 적용하려면 저장을 클릭합니다.

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